Ressourcen einsparen - Potentiale ausschöpfen

Seit dem 01.07.2020 sind die Kundendienstmonteure digital unterwegs. Anstatt die Aufträge weiterhin per Ausdruck zu erhalten, werden diese fortan aufs Tablet geschickt. Dadurch sollen die internen Prozesse verkürzt und unnötige Arbeitsaufwände vermieden werden. Bisher wurden Aufträge vom Monteur auf einem Arbeitszettel dokumentiert, von Kunden unterschrieben und anschließend im Büro dem Meister gegeben.

"So war unser Meister eigentlich permanent damit beschäftigt, die aufgeschriebenen Materialen im System zu suchen und in die Rechnung einzufügen, damit wir den Auftrag korrekt abrechnen konnten", weiß Geschäftsführer Sebastian Borgmann zu berichten. Diese doppelte Datenerfassung war ihm und den beteiligten Mitarbeitern ein Dorn im Auge. Dank der Umstellung auf die Software PDS Anfang dieses Jahres, hatte die Firma die Grundlage geschaffen, diesen Kundendienstprozess zu digitalisieren.

Seitdem ist viel passiert. Zuerst wurde die Datenqualität insbesondere bei der Objektverwaltung erhöht. Anschließend die Artikeldatenbank neu aufgebaut. Diese Daten waren die Grundlage, um die Service App einführen zu können. Die Monteure können so die Aufträge den richtigen Objekten zuordnen, die Historie einsehen und die eingesetzten Artikel in der Datenbank schnell finden.

Willkommen in der Gegenwart - auf in die Zukunft

„In den nächsten Wochen werden wir die Mitarbeiter im Büro bereits spürbar entlasten“, ist sich Borgmann sicher. Auch die Monteure werden nach der Eingewöhnungszeit eine Arbeitserleichterung erfahren. Die durchgeführten Arbeiten werden beispielsweise einfach ins Gerät diktiert. Die Historie der Anlage unterstützt außerdem zukünftig bei der Fehlersuche. „Darüber hinaus haben wir alle relevanten Apps unserer Hersteller auf dem Tablet für die Mitarbeiter griffbereit“, erzählt Sebastian Borgmann. Dies beschleunigt die Fehler- und Ersatzteilsuche.

“Wir sind jetzt in der Gegenwart angekommen und haben unseren technischen Rückstand der letzten Jahre mit Siebenmeilenstiefel aufgeholt. Aber unsere Reise in die digitale Zukunft ist bei weitem noch nicht zu Ende, sondern hat gerade Erst begonnen“, versichert der Junior-Geschäftsführer. So freut er sich auf die nächsten Projekte, die zusammen mit der PDS Software umgesetzt werden sollen. Angefangen bei der Vereinfachung der Bestellprozesse im Lager, über die Werkzeugverwaltung bis zur digitalen Archivierung und Eingangsrechnungsverarbeitung.

“Es wird spannend, aber wir dürfen dabei nie unsere Mitarbeiter vergessen oder gar auf dem Weg verlieren. Nur wenn diese am selben Strang ziehen und an den Veränderungsprozessen beteiligt sind, kann eine Umstellung Erfolg haben“, ist Borgmann überzeugt. In naher Zukunft werden also noch so einige Herausforderungen auf das Team der Borgmann Haustechnik zukommen. Diese werden gemeinsam gemeistert und dadurch das Unternehmen für die Zukunft bestens ausgerichtet.

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